Hukuk Büroları için Görev Atama ve Evrak Zimmet Sistemi
Hukuk büroları, yeminli mali müşavirlikler ve denetim firmaları yoğun evrak trafiğiyle çalışır. Görevleri WhatsApp'tan yürütmek kolay görünür ama hem KVKK hem TCK açısından ağır risk taşır. TEKNOPERS bu akışı sızdırmaz bir kurumsal sisteme taşır.
1Sorun
Müvekkil bilgileri, dava dosyaları, TC kimlik ve sağlık verileri çoğu büroda WhatsApp grupları üzerinden dolaşır.
Adliye ve icra dairesi arasında taşınan orijinal evrakların kime, ne zaman teslim edildiği kayıt altına alınmaz.
2Neden acil?
Sunucuları yurt dışında olan platformlarda özel nitelikli veri paylaşmak, KVKK'nın veri güvenliği ve yurt dışına aktarım hükümlerini ihlal edebilir; Türk Ceza Kanunu'nun haberleşmenin gizliliği ve verilerin hukuka aykırı ele geçirilmesi maddeleri kapsamına dahi girebilir. İşten ayrılan personel, gruptaki tüm müvekkil verisini yanında götürür.
Evrakın kime teslim edildiğini ispat edememek, personeli haksız zimmet suçlamasıyla, büroyu ise müvekkile karşı tazminat davasıyla karşı karşıya bırakır.
3TEKNOPERS çözümü
Dava dosyaları ve haciz evrakları personele WhatsApp mesajıyla değil, izole ve şifreli "Görev Atama" modülü üzerinden dijital atanır. İletişim tamamen büroya özel hâle gelir.
Fiziksel evrak teslimleri "Zimmet" modülüyle kayıt altına alınır: teslim anında fotoğraf çekilir, zaman ve konum damgası basılır, dijital onay alınır.
İşten ayrılan personelin arşive erişimi tek tıkla kesilir; kurumsal hafıza ve müvekkil gizliliği güvenceye alınır.
4Nasıl çalışır?
- Her dosya ve duruşma bir göreve bağlanır; sorumlu avukat/katip ve son tarih atanır.
- Devredilen evrak ve dosyalar zimmetle kayda geçer; kimde olduğu her an bellidir.
- Yaklaşan süreler ve duruşmalar otomatik hatırlatılır, atlanmaz.
- Tamamlanan işler ve evrak hareketleri raporlanır; denetim ve teftişte kayıt hazırdır.
Büronuzun bilgi akışını zırha kavuşturun
İzole görev atama ve dijital zimmet modülünü görmek için bize yazın.
Sık sorulan sorular
Müvekkil evrakı kaybolursa sorumluluk nasıl belirlenir?
Zimmet kaydı, evrağın en son kimde olduğunu tarih ve imzayla gösterir; bu hem iç sorumluluğu netleştirir hem olası bir uyuşmazlıkta belge olur.
Duruşma ve süre takibi nasıl yapılır?
Her göreve son tarih girilir; sistem yaklaşan süreleri sorumlusuna otomatik hatırlatır, böylece hak düşürücü süreler kaçmaz.
Küçük bir büro için fazla ağır olmaz mı?
Modül sade kurgulanmıştır; sadece görev, süre ve evrak zimmeti kullanılarak 2-3 kişilik bir büroda da pratik çalışır.